Excel is een veelzijdig programma en het wordt door mensen over de hele wereld gebruikt. Door Excel te gebruiken, kun je gegevens analyseren, een grafiek maken of simpelweg je financiën bijhouden. Excel heeft ook functies die je werk een stuk makkelijker maken. Welke functies worden het meest gebruikt en hoe kun je die het beste toepassen?
Werken met formules in Excel
Formules zijn een groot onderdeel van Excel, zo kun je ze gebruiken om berekeningen te maken. Snel bedragen optellen, gemiddelden berekenen of de hoogste en laagste waarde in een reeks vinden, het kan met een formule in Excel. Dit is hoe je dat precies doet:
- Optellen en gemiddelde berekenen
Excel heeft een paar formules om berekeningen te maken. ‘SOM’ en ‘GEMIDDELDE’ worden het vaakst gebruikt en zijn handig om snel op te tellen of het gemiddelde te berekenen.
- SOM: gebruik de ‘SOM’ functie om de som van een reeks cellen te berekenen. Met `=SOM(A1:A10)` bijvoorbeeld, tel je alle waarden van cel A1 tot A10 op.
- GEMIDDELDE: Met ‘GEMIDDELDE` wordt het gemiddelde van een reeks berekend. Dus: `=GEMIDDELDE(B1:B10)` geeft je het gemiddelde van de waarden in de cellen B1 tot B10.
Bijvoorbeeld: als je een maand lang hebt bijgehouden wat je uitgaven zijn, kun je met de ‘SOM’ formule snel berekenen wat je totale
uitgaven zijn. Wil je weten wat je gemiddeld in een maand uitgeeft? Gebruik dan ‘GEMIDDELDE’.
- Maximaliseer en minimaliseer
Optellen en het gemiddelde berekenen zijn natuurlijk niet de enige opties. Je kunt ook de maximale en minimale waarde vinden door ‘MAX’ en ‘MIN’ te gebruiken.
- MAX vindt de grootste waarde in een reeks. Bijvoorbeeld: `=MAX(C1:C10)’ geeft je de hoogste waarde in de cellen C1 tot C10.
- MIN laat je zien wat de laagste waarde is. Dus: `=MIN(D1:D10)` geeft de laagste waarde in de cellen D1 tot D10 weer.
Gegevens ordenen en filteren
Als je werkt met uitgebreide datasets is het overzichtelijk houden van gegevens een uitdaging. Met Excel kan je makkelijk gegevens ordenen en filteren, zo vindt je snel wat je zoekt.
- Sorteren
Je gegevens sorteren is heel belangrijk om goed overzicht te houden. Er zijn een paar makkelijke opties om je gegevens te sorteren aan de hand van waarden of kleuren:
- Sorteren van klein naar groot: klik een kolom aan en kies sorteren van A naar Z of van klein naar groot.
- Sorteren van groot naar klein: dit doe je door een kolom aan te klikken en te kiezen voor sorteren van Z naar A of van groot naar klein.
Zo kun je een lijst met producten filteren op prijs en snel het goedkoopste of duurste item vinden.
- Filteren
Door te filteren kun je specifieke gegevens bekijken door criteria te selecteren. Je kunt dan alleen de rijen weergeven die aan bepaalde voorwaarden voldoen.
- Met AutoFilter kun je makkelijk een lijst filteren op bepaalde waarden. Als je klikt op het filterpictogram kun je de criteria selecteren.
- Geavanceerde filteropties kun je gebruiken voor moeilijkere opties. Heb je bijvoorbeeld een lijst met klanten en wil je alleen de klanten uit een bepaalde stad zien, dan kun je dit selecteren met de filteroptie.
Gegevens visualiseren met grafieken
Je kunt gegevens ook tot leven brengen met een grafiek. Er bestaan verschillende typen grafieken om informatie begrijpelijk en netjes weer te geven.
Staafdiagrammen en lijndiagrammen
Deze diagrammen zijn uitstekende manieren om trends te herkennen. In Excel kun je veel grafiektypen gebruiken, maar staafdiagrammen en lijndiagrammen zijn de meest gebruikte. Met een staafdiagram kun je gegevens vergelijken. Dit is handig om de verschillen tussen groepen of categorieën weer te geven. Met een lijndiagram volg je trends in de tijd en kun je eenvoudig gegevens over een bepaalde periode weergeven, zoals temperatuurmetingen of maandelijkse verkopen. Als je de omzet van je bedrijf wil analyseren, dan kun je met een lijndiagram de trend van een aantal jaar zien. Staafdiagrammen kun je dan gebruiken om de omzet per productcategorie te vergelijken.
Cirkeldiagrammen en spreidingsdiagrammen
Naast staaf- en lijndiagrammen, worden deze diagrammen ook vaak gebruikt. Zo kun je met een cirkeldiagram verdelingen in procenten weergeven, zoals de verdeling van marktsegmenten. Een spreidingsdiagram geeft weer wat de relatie is tussen twee variabelen en helpt je om patronen of trends te herkennen. Je kunt een cirkeldiagram gebruiken om te kijken wat de verdeling van uitgaven binnen een budget in procenten is. Een spreidingsdiagram helpt je om het verband tussen verkoopvolume en marketinguitgaven te onderzoeken.
Geavanceerde functies voor gegevensvalidatie
Voor wie verder wil gaan dan de basis heeft Excel ook geavanceerde functies om gegevens op een dieper niveau te kunnen beheren en analyseren. Hulpmiddelen zoals voorwaardelijke opmaak helpen je om patronen snel te herkennen.
Voorwaardelijke opmaak
Met voorwaardelijke opmaak kun je in Excel cellen markeren die aan bepaalde criteria voldoen. Op die manier is het makkelijker om patronen of uitschieters in de gegevens te zien. Je kunt cellen markeren op basis van hun waarde, door bijvoorbeeld cellen die een waarde hoger dan 100 hebben rood te kleuren. Databalken en kleurschalen kunnen trends en variaties in gegevens weergeven.
Een voorbeeld: je hebt een lijst met verkoop cellen, als je voorwaardelijke opmaak gebruikt, kun je snel zien in welke maanden je goed presteert en in welke minder.
Gegevensvalidatie
Met gegevensbeheer beperk je de invoer tot specifieke criteria. Met dropdownlijsten kun beperk je invoer met opties die van tevoren bepaald zijn. Je kunt ook regels gebruiken voor gegevensinvoer en regels instellen zodat er alleen geldige gegevens worden ingevoerd. Bijvoorbeeld: je hebt een formulier waarin gebruikers hun leeftijd moeten invoeren. Dan kun je gegevensvalidatie gebruiken om te zorgen dat de leeftijd binnen een bepaald bereik valt, zoals tussen de 18 en 65.
Praktische tips om Excel te gebruiken:
- Sneltoetsen gebruiken: leer een paar belangrijke sneltoetsen, zoals Ctrl+C om te kopiëren of Ctrl+X om te knippen en Ctrl+V om te plakken.
- Formules en functies: bekijk welke functies en formules Excel heeft om taken makkelijker te maken.
- Regelmatig opslaan: sla je werk regelmatig op, om geen gegevens te verliezen.
Heb je Excel nog niet geïnstalleerd? Bekijk dan eens de licentie opties om direct aan de slag te gaan.
