Alles wat je moet weten over de ALS-functie in Excel

Voor veel mensen is Excel het favoriete spreadsheet programma, en als je weet hoe je het slim kunt gebruiken, kan het een hoop tijd schelen. Een van de handigste tools in Excel is de ALS-functie. Hiermee kun je Excel laten nadenken over je data en automatisch beslissingen laten nemen. Stel dat je wilt weten of je uitgaven binnen je budget vallen. In plaats van dat je het zelf moet berekenen, laat je Excel dat doen. Simpel toch? Hier leg ik je stap voor stap uit hoe het werkt.

Wat doet de ALS-functie?

De ALS-functie in Excel is een krachtige functie uit het Office 2024 Professional Plus pakket. Deze functie is eigenlijk heel logisch. Je geeft Excel een vraag: “Is dit waar of niet?” Op basis van dat antwoord laat je Excel een specifieke actie uitvoeren. Neem bijvoorbeeld een lijst met uitgaven. Je wilt weten of je binnen je budget blijft. Met de ALS-functie kun je Excel vragen dit voor je te controleren. Het programma kijkt of een uitgave kleiner of gelijk is aan je budget en geeft vervolgens “Binnen budget” of “Boven budget” weer.

De formule ziet er zo uit:
=ALS(test; waarde_als_waar; waarde_als_onwaar)

Een voorbeeld om het duidelijk te maken. Stel, je hebt in kolom A je uitgaven staan en in kolom B je budget. In kolom C wil je een melding laten zien. De formule wordt dan:
=ALS(A2<=B2; “Binnen budget”; “Boven budget”)

Wat gebeurt er? Excel controleert of de waarde in A2 kleiner of gelijk is aan de waarde in B2. Als dat klopt, verschijnt er “Binnen budget.” Zo niet, dan krijg je “Boven budget.” Het mooie is dat je dit eenvoudig kunt doortrekken naar de rest van je rijen.

Hoe maak je de ALS-functie nog handiger?

Wat als je meerdere dingen tegelijk wilt controleren? Bijvoorbeeld of iets op tijd én binnen budget is? Dat kun je regelen met functies zoals EN en OF. Hiermee kun je Excel laten kijken naar twee of meer dingen tegelijk.

De EN-functie: alles moet kloppen

Stel dat je een lijst met projecten hebt. Je wilt weten of een project zowel binnen de deadline als binnen budget is afgerond. Met de EN-functie kun je dat regelen. Je formule kan er dan zo uitzien:
=ALS(EN(A1=”Afgerond”; B1<=C1); “Succesvol”; “Niet succesvol”)

Excel controleert nu twee dingen: is het project afgerond en blijven de kosten binnen het budget? Als beide waar zijn, krijg je “Succesvol.” Is één van de twee niet waar? Dan verschijnt “Niet succesvol.”

De OF-functie: een van de twee is genoeg

Met de OF-functie kun je Excel vragen of één van meerdere voorwaarden waar is. Stel dat je wilt weten of een product uit Nederland of België komt. Dan gebruik je deze formule:
=ALS(OF(A1=”Nederland”; A1=”België”); “Binnenlands”; “Buitenlands”)

In dit geval hoeft maar één van de twee waar te zijn om “Binnenlands” te laten zien. Zo kun je snel data filteren zonder gedoe.

Meer dan twee antwoorden: geneste ALS-functies

Soms wil je niet alleen ja of nee, maar meerdere mogelijkheden. Stel dat je cijfers wilt indelen in “Uitstekend,” “Voldoende,” en “Onvoldoende.” Dat kan met geneste ALS-functies. Het klinkt ingewikkeld, maar het valt mee.

Je formule wordt:
=ALS(A1>=8; “Uitstekend”; ALS(A1>=6; “Voldoende”; “Onvoldoende”))

Wat doet Excel? Eerst kijkt het of het cijfer 8 of hoger is. Klopt dat? Dan krijg je “Uitstekend.” Zo niet, dan kijkt het of het cijfer 6 of hoger is. Klopt dat ook niet? Dan wordt het “Onvoldoende.” Met een paar klikken heb je een overzicht zonder dat je alles zelf hoeft te bekijken.

Waar gebruik je de ALS-functie voor?

De ALS-functie kun je overal voor inzetten. Hier zijn een paar voorbeelden om je op ideeën te brengen.

Voorraad beheren

Laten we zeggen dat je een lijst met producten hebt en wilt weten welke bijna op zijn. Voeg een kolom toe waarin Excel aangeeft of je iets moet bestellen. Je formule wordt:
=ALS(A1<B1;”Bijbestellen”;”Op voorraad”)

Hier kijkt Excel of de voorraad (A1) kleiner is dan de minimumvoorraad (B1). Als dat zo is, verschijnt er “Bijbestellen.” Is dat niet zo, dan staat er “Op voorraad.”

Kortingen berekenen

Werk je met klanten en wil je weten wie recht heeft op korting? Stel dat klanten die meer dan €500 besteden korting krijgen. Je formule wordt:
=ALS(B1>=500; “Korting”; “Geen korting”)

Met een simpele formule zie je meteen wie in aanmerking komt voor een aanbieding.

Overuren bijhouden

Werk je met urenregistratie? Je kunt Excel laten berekenen wie er overuren maakt. Stel dat een normale werkweek 40 uur is. Je formule wordt:
=ALS(C1>40; “Overuren”; “Normaal”)

Combineer dit met kleurcodes via voorwaardelijke opmaak, en je hebt een visueel overzicht dat je in één oogopslag kunt begrijpen.

Veelvoorkomende fouten en hoe je ze voorkomt

Zelfs met eenvoudige functies zoals ALS kunnen dingen fout gaan. Een veelvoorkomende fout is het verkeerd plaatsen van haakjes. Bij langere formules moet je goed opletten dat elk geopend haakje ook weer gesloten wordt.

Ook het gebruik van scheidingstekens kan voor problemen zorgen. In Nederland gebruik je een puntkomma (;) om delen van een formule te scheiden, terwijl Engelstalige versies een komma (,) gebruiken. Als je veel met internationale bestanden werkt, is het slim om dit in de gaten te houden.

Een andere fout is dat je vergeet absolute celverwijzingen te maken. Stel dat je een formule kopieert naar andere rijen. Als je wilt dat Excel naar een specifieke cel blijft verwijzen, gebruik je een dollarteken ($), bijvoorbeeld $A$1. Hiermee voorkom je dat de verwijzing verschuift.

Waarom de ALS-functie zo handig is

De ALS-functie is een van die tools die je niet meer wilt missen als je eenmaal weet hoe het werkt. Het bespaart je niet alleen tijd, maar maakt je werk ook overzichtelijker. Je kunt snel zien wat er goed of fout gaat zonder alles handmatig te controleren.

Begin klein. Probeer bijvoorbeeld een budgetoverzicht of een simpele lijst met uitgaven. Zodra je het onder de knie hebt, kun je steeds complexere formules toevoegen. Hoe meer je ermee speelt, hoe creatiever je wordt in het toepassen ervan.

Handige tips voor het werken met de ALS-functie in Excel

De ALS-functie is een krachtige tool, maar zoals bij elke Excel-functie kunnen er dingen fout gaan. Hier zijn een paar tips om problemen te voorkomen en het meeste uit deze functie te halen:

1. Controleer altijd je haakjes
   Bij complexe formules met meerdere voorwaarden is het belangrijk om elk geopend haakje correct te sluiten. Een ontbrekend haakje kan ervoor zorgen dat de hele formule niet werkt.
2. Let op scheidingstekens
   In Nederland gebruik je een puntkomma (;) om delen van een formule te scheiden, terwijl Engelstalige versies van Excel een komma (,) gebruiken. Als je met internationale bestanden werkt, kan dit voor verwarring zorgen.
3. Maak gebruik van absolute celverwijzingen
   Als je een formule naar meerdere rijen kopieert, zorg er dan voor dat de juiste cellen vast blijven staan door een dollarteken ($) te gebruiken. Bijvoorbeeld: $A$1. Hiermee voorkom je dat Excel de verwijzing aanpast bij het kopiëren.
4. Test je formules op kleine datasets
   Begin met een kleine set data om te zien of je formule werkt zoals je wilt. Zodra je tevreden bent, kun je de formule toepassen op grotere datasets.
5. Gebruik voorwaardelijke opmaak voor extra duidelijkheid
   Combineer de ALS-functie met kleurcodes om resultaten visueel te maken. Bijvoorbeeld: groen voor “Binnen budget” en rood voor “Boven budget.” Zo zie je direct wat er aandacht nodig heeft.

Met deze tips kun je efficiënter werken en haal je het maximale uit de ALS-functie in Excel.

Begin vandaag nog

Als je nog nooit met de ALS-functie hebt gewerkt, is het nu een goed moment om te beginnen. Het is makkelijker dan het lijkt, en je zult versteld staan van wat je ermee kunt doen. Wat ga jij als eerste automatiseren?