20 Excel tips om van iedereen een Excel-expert te maken!

Welkom bij onze uitgebreide gids met 20 Excel-tips die iedereen kunnen transformeren tot een ware Excel-expert. Of je nu een beginner bent die net begint met het leren van Excel of een gevorderde gebruiker die zijn vaardigheden wil verbeteren, deze tips zullen je helpen om het meeste uit dit krachtige spreadsheetprogramma te halen. Laten we beginnen!

1. Gebruik sneltoetsen om tijd te besparen

Het gebruik van sneltoetsen is een geweldige manier om je productiviteit in Excel te verhogen. Leer enkele veelgebruikte sneltoetsen zoals Ctrl+C (kopiëren), Ctrl+X (knippen), Ctrl+V (plakken), Ctrl+Z (ongedaan maken) en Ctrl+Y (ongedane actie herstellen). Door sneltoetsen te gebruiken, kun je veel tijd besparen en efficiënter werken.

2. Maak gebruik van formules en functies

Formules en functies zijn de ruggengraat van Excel. Ze stellen je in staat om complexe berekeningen uit te voeren en gegevens op verschillende manieren te analyseren. Klik op een cel en typ het ‘=’ teken. Hierna heb je de mogelijkheid om de formule in te voeren. Ook is de formule optie te vinden via het tabblad Start of het tabblad Formules. Het symbool lijkt op een klassieke E. Leer de basisformules zoals:

• SUM (som): Tel alle waarden binnen het bereik op en weergeef het totaal
• AVERAGE (gemiddelde): Geef het gemiddelde van alle waarden binnen het bereik
• COUNT (aantal): Tel het aantal cellen binnen het bereik
• VLOOKUP (verticaal zoeken): Zoek een waarde binnen het opgegeven bereik met een bepaalde voorwaarde
• IF (ALS): Voer een actie uit binnen het bereik als de waarde aan een bepaalde voorwaarde voldoet

3. Gebruik voorwaardelijke opmaak voor visuele analyse

Voorwaardelijke opmaak is een handige functie waarmee je cellen kunt markeren op basis van bepaalde voorwaarden. Deze functie vind je ook onder het tabblad Start. Hierdoor kun je gegevens visueel analyseren en snel patronen en trends identificeren. Experimenteer met verschillende voorwaardelijke opmaakregels om je gegevens effectief te presenteren. Een bekend voorbeeld hiervan is aangeven dat negatieve cijfers rood moeten worden en positieve getallen groen moeten worden in een financiële analyse. Zo kun je makkelijk zien waar verlies en winst wordt gemaakt.

4. Maak gebruik van gegevensvalidatie

Gegevensvalidatie is een krachtige functie in Excel waarmee je beperkingen kunt instellen voor de gegevensinvoer in je werkbladen. Hierdoor kun je fouten verminderen en ervoor zorgen dat de ingevoerde gegevens consistent en accuraat zijn. Met gegevensvalidatie kun je validatieregels definiëren, zoals het instellen van bereiken voor getallen, datums en zelfs lijsten met keuzes.

Stel dat je bijvoorbeeld een werkblad hebt waarin je de verkoopcijfers van je bedrijf bijhoudt. Je kunt een validatieregel instellen waarbij alleen getallen tussen een bepaald bereik worden geaccepteerd, zoals positieve waarden of waarden binnen een specifieke limiet. Hierdoor voorkom je dat ongeldige of inconsistente gegevens worden ingevoerd.

5. Gebruik grafieken om gegevens te visualiseren

Grafieken zijn een krachtig hulpmiddel om gegevens op een visuele en begrijpelijke manier weer te geven. Selecteer je gegevens, klik op het ‘Invoegen’ tabblad en kies voor ‘Aanbevolen grafieken’. Kies het juiste grafiektype op basis van je gegevenstype en presenteer je gegevens op een overzichtelijke manier. Voeg diagrammen in Markdown Mermaid-syntax toe om de verschillende grafiektypen te illustreren. Wil je meer complexe, uitgebreide en geavanceerde grafiek functies gebruiken voor het visualiseren van je data? Dan biedt Microsoft Visio 2024 Professional meer mogelijkheden. Het is mogelijk om de gegevens van Excel naar Visio te integreren voor data visualisatie.

6. Beheer en analyseer gegevens met filters

Filters stellen je in staat om specifieke gegevens in je werkblad te isoleren en te analyseren. Gebruik filters om gegevens te sorteren, te filteren op basis van specifieke criteria en snel overzichten van je gegevens te genereren. Selecteer het gegevensbereik of klik op de bovenste regel en kies in het tabblad Start voor ‘Sorteren en filteren’. Voorbeelden van veelgebruikte filteropties zijn sorteren op waarde van hoog naar laag, laag naar hoog, filteren op alfabetische volgorde, filteren op kleur of aangepaste criteria.

7. Maak gebruik van draaitabellen voor geavanceerde analyses

Draaitabellen zijn een krachtige functie waarmee je grote hoeveelheden gegevens kunt analyseren en samenvatten. Selecteer het gegevensbereik, klik op het tabblad ‘Invoegen’ en klik op draaitabel. Met draaitabellen kun je gegevens op verschillende manieren groeperen, filteren en presenteren. Veel experts en professionals gebruiken draaitabellen voor het analyseren van grote hoeveelheden data. Een draaitabel maakt het mogelijk om snel specifieke informatie op te vragen uit een grote hoeveelheid data zodat snel de juiste keuze gemaakt kan worden zonder daar uren mee bezig te zijn. Leer hoe je draaitabellen kunt maken en aanpassen om inzichten te verkrijgen voor het nemen van betere beslissingen.

8. Automatiseer taken met macro’s

Macro’s stellen je in staat om repetitieve taken in Excel te automatiseren. Neem een reeks acties op die je vaak op dezelfde manier moet invoeren en speel ze later af met een eenvoudige muisklik. Macro’s kunnen je veel tijd besparen en de efficiëntie van je werk verbeteren. Ontdek de basisprincipes van macro’s en maak je eigen aangepaste macro’s.

9. Werk samen aan werkbladen met gedeelde werkmap

Met de functie Gedeelde Werkmap kun je gelijktijdig met andere gebruikers aan een werkblad werken. Dit wordt vaak gebruikt bij collega’s, studenten of analysten. Hierdoor kun je gemakkelijk informatie delen, bewerkingen bijhouden en samenwerken met je collega’s. Ook bespaart dit veel tijd doordat je niet lokale of offline bestanden steeds hoeft door te sturen naar de mensen waarmee je samenwerkt. Veranderingen worden automatisch doorgevoerd in het bestand van de andere gebruikers.

10. Beveilig je gegevens met wachtwoordbeveiliging

Het beveiligen van je gegevens is essentieel om vertrouwelijke informatie te beschermen. Zeker als je Excel gebruikt op een publieke computer of een computer die voor meerdere medewerkers toegankelijk is. Gebruik wachtwoordbeveiliging van een bestand om je werkbladen, werkmappen en macro’s te beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang. Stel sterke wachtwoorden in en beperk de toegang tot gevoelige gegevens.

11. Gebruik gegevenstabellen voor wat-als-analyse

Gebruik gegevenstabellen in Excel voor krachtige wat-als-analyse. Met gegevenstabellen kun je verschillende scenario’s analyseren en de impact van gewijzigde waarden op je berekeningen onderzoeken. Deze functie biedt de mogelijkheid om snel meerdere uitkomsten te vergelijken en diepgaand inzicht te krijgen in de resultaten van je werkblad. Dit is vooral handig bij het nemen van belangrijke of grote financiële beslissingen.

Stel je voor dat je een financieel model hebt opgesteld voor een investeringsproject. Door een gegevenstabel te maken en de invoerwaarden zoals rentetarieven en looptijden te variëren, kun je direct zien hoe deze veranderingen de totale investeringsrendementen beïnvloeden. Dit stelt je in staat om verschillende scenario’s te evalueren en de beste strategie te bepalen op basis van de verkregen resultaten.

Met gegevenstabellen kun je complexe analyses vereenvoudigen en snel inzicht krijgen in de gevolgen van variabele waarden. Het is een waardevol hulpmiddel om besluitvorming te ondersteunen en te helpen bij het nemen van een weloverwogen zakelijke of persoonlijke beslissing.

12. Importeer en exporteer gegevens naar externe bronnen

Excel biedt de mogelijkheid om gegevens te importeren en exporteren van en naar externe bronnen zoals databases, tekstbestanden en andere spreadsheetprogramma’s. Maak gebruik van deze functionaliteit om efficiënt gegevens uit verschillende bronnen te combineren en te analyseren. Zo hoef je grote hoeveelheden data niet over te typen of alles te kopiëren.

13. Maak gebruik van celverwijzingen voor dynamische formules

Celverwijzingen stellen je in staat om formules dynamisch te maken en automatisch aan te passen wanneer je gegevens wijzigen. Je kunt bijvoorbeeld verwijzen naar andere tabbladen of naar een ander Excel bestand die op je computer is opgeslagen. Mocht er iets veranderen in een ander bestand of tabblad, dan wordt dat automatisch doorgevoerd in alle celverwijzigen. Zeker bij grote bestanden is dat handig. Alle informatie die met elkaar verbonden is wordt automatisch bijgewerkt en dit voorkomt kritische fouten. Gebruik absolute en relatieve celverwijzingen om je formules flexibel te maken en gemakkelijk toe te passen op verschillende delen van je werkblad.

14. Maak aangepaste gegevenstypen met Power Query

Power Query is een krachtige tool waarmee je gegevens kunt importeren, transformeren en combineren vanuit verschillende bronnen. Je kunt Power Query gebruiken om gegevens te importeren naar een enkele gegevensbron, zoals een Excel-werkmap, of naar meerdere databases of services verspreid over de cloud. Gegevensbronnen kunnen onder andere gegevens van het web, bestanden, databases, Azure of zelfs Excel-tabellen in de huidige werkmap omvatten.

15. Gebruik de ‘Tekst naar kolommen’ functie voor het overzichtelijk maken van computer data

De ‘Tekst naar kolommen‘ functie is een handige tool die helpt bij het organiseren van computerdata op een overzichtelijke manier. Met deze functie kunnen lange stukken tekst die meerdere informatie variabelen bevatten eenvoudig worden opgesplitst in verschillende kolommen. Je kan ervoor kiezen om de tekst te splitsen gebaseerd op een specifieke scheidingsteken, zoals een komma, puntkomma of spatie. Dit is vooral nuttig bij het verwerken van gegevens zoals namen, adressen, telefoonnummers, financiële gegevens of andere informatie die op een gestructureerde manier moet worden weergegeven. Door gebruik te maken van de ‘Tekst naar kolommen’ functie kunnen gebruikers snel en efficiënt de gewenste informatie extraheren en de data gemakkelijk analyseren of bewerken.

16. Gebruik de ‘Zoeken en vervangen’ functie voor nauwkeurige wijzigingen

Met de zoeken en verangen functie kun je in een oogopslag alle locaties en hoeveelheden vinden van je opgegeven waarde. Zo hoef je niet meer het hele bestand door te zoeken. Met de vervangen functie kun je aangeven dat elke waarde die voldoet aan of overeenkomt met ‘x’ moet veranderen in ‘y’. Dit is bijvoorbeeld handig als je met grote financiële bestanden werkt. Stel dat je de Nederlandse financiële cijfers moet versturen naar een Amerikaanse klant of investeerder, dan kun je met de zoeken en vervangen functie alle kommas veranderen in punten. Ook kun je deze functie gebruiken om gekopieerde gegevens van een website op de juiste manier weer te geven in je Excel bestand. Deze functie vind je in het Start tabblad.

17. Pas aangepaste getalopmaak toe voor duidelijke weergave

We nemen informatie visueel beter en sneller op dan statische of geschreven informatie. Excel biedt verschillende opties voor aangepaste getalopmaak om je gegevens op een duidelijke en overzichtelijke manier weer te geven. Pas getalopmaak toe om decimalen, valuta, percentages en andere opmaakstijlen te definiëren die passen bij de aard van je gegevens. Je kunt bijvoorbeeld bedragen in euro’s en dollars een ander kleur geven of een percentage steeds donkerder laten worden naarmate het percentage toeneemt.

18. Maak gebruik van gegevensvalidatie voor lijsten met keuzes

Gegevensvalidatie biedt niet alleen de mogelijkheid om beperkingen in te stellen voor gegevensinvoer, maar kan ook worden gebruikt om lijsten met keuzes te maken. Door dit te doen, kun je de gebruikers beperken tot het selecteren van waarden uit een vooraf gedefinieerde lijst.

Dit heeft verschillende voordelen. Ten eerste helpt het bij het standaardiseren van gegevensinvoer, omdat alleen de toegestane waarden kunnen worden geselecteerd. Hierdoor verminder je inconsistenties en fouten die kunnen optreden bij handmatige invoer. Bovendien zorgt het gebruik van lijsten met keuzes ervoor dat de gegevens consistent en uniform blijven, omdat alle invoerwaarden afkomstig zijn van dezelfde lijst. Dit vergemakkelijkt de analyse en het gebruik van de gegevens, omdat je kunt vertrouwen op de consistentie en betrouwbaarheid van de geselecteerde waarden.

19. Gebruik de opdracht “Snelle analyse” voor snel inzicht

Excel biedt de functie “Snelle Analyse” waarmee je snel inzicht kunt krijgen in je gegevens door middel van geautomatiseerde analyses en grafieken. Selecteer je gegevens en klik op de “Snelle Analyse” -knop om snel trends, samenvattingen en visuele representaties van je gegevens te genereren.

20. Blijf Leren en Ontdekken

Excel is een veelzijdig programma met enorm veel functies en mogelijkheden. Microsoft brengt regelmatig nieuwe updates uit aan Microsoft Office 2024 Professional Plus. Dit zorgt voor steeds nieuwe mogelijkheden om je efficiëntie en productiviteit te blijven verhogen. Blijf daarom leren en ontdekken door middel van cursussen of tutorials om voortdurend je vaardigheden te blijven verbeteren.

Met deze 20 Excel-tips heb je de basisprincipes en geavanceerde technieken in handen om een ware Excel-expert te worden. Blijf oefenen, experimenteren en pas je Excel-vaardigheden toe in verschillende situaties. Voor je het weet, zul je anderen versteld doen staan met je uitgebreide kennis en bekwaamheid in Excel.

Gerelateerde producten